SMS podsetnik za pacijente: kada ga poslati i šta napisati

SMS podsetnik za pacijente je najjeftiniji način da smanjite nedolaske u ordinaciji: kratka poruka 48 sati i 2 sata pre termina hvata i one koji su zaboravili i one koji bi otkazali da ih je neko pitao. Evo kada tačno da ga pošaljete, šta da napišete i koje još poruke ima smisla automatizovati.

Kada poslati SMS podsetnik

Dva podsetnika rade bolje od jednog, jer rešavaju dva različita problema:

• 48 sati pre termina. Pacijent koji ne može da dođe ima dovoljno vremena da javi, a vi dovoljno vremena da termin date nekom drugom. Ovo je podsetnik koji pretvara nedolazak u otkazivanje.
• 2 sata pre termina. Hvata one koji su jednostavno zaboravili ili su pomešali dan.

Podsetnik nedelju dana unapred retko pomaže: dovoljno je daleko da se zaboravi. Više o tome zašto pacijenti ne dolaze i šta još pomaže pišemo u tekstu pet načina da smanjite nedolaske.

Šta napisati u SMS podsetniku

Dobar podsetnik se pročita za tri sekunde. Treba da ima:

1. ime pacijenta (da zna da je poruka za njega),
2. datum i vreme termina,
3. ime doktora i ordinacije,
4. broj telefona za promenu termina.

Primer:

Postovani Marko, podsecamo vas na termin u cetvrtak 14.11. u 10:30 kod dr Petrovic, Ordinacija Osmeh. Za promenu termina pozovite 011 123 4567.

Ne pišite ništa o dijagnozi ili terapiji („kontrola posle vađenja”, „lečenje kanala”). SMS može da pročita bilo ko ko drži telefon, a podaci o zdravlju su po GDPR-u posebno zaštićeni.

Zašto „č” i „ć” udvostručuju cenu poruke

Ovo je stvar koju većina ordinacija otkrije tek na računu. SMS bez dijakritika ima do 160 znakova. Čim poruka sadrži č, ć, ž, š ili đ, telefon prelazi na drugo kodiranje u kome jedan SMS ima samo 70 znakova. Isti podsetnik od 130 znakova je tako jedna poruka bez kvačica, a dve sa njima, i plaćate dve.

Zato je primer gore napisan bez kvačica. Pazite i na imena: „Marković” u poruci ima isti efekat kao „četvrtak”, čak i kada je ostatak teksta bez kvačica. Dentigo zato pri slanju sam pretvara č, ć, ž, š i đ u c, z, s i dj, pa podsetnik ostaje jedna poruka bez obzira na ime pacijenta ili doktora.

Koje još poruke vredi automatizovati

Kada su podsetnici za termine podešeni, isti sistem može da pošalje i druge poruke koje recepcija inače zaboravi:

Poruka za kontrolu je ona koja najviše vraća: pacijent kome niko ne javi da je prošlo šest meseci najčešće se vrati tek kad ga nešto zaboli.

SMS, email ili telefonski poziv

Najbolji raspored za većinu ordinacija: email ili SMS 48 sati pre, SMS 2 sata pre, a telefon samo za pacijente koji su već jednom propustili termin.

Odjava i GDPR

Pacijent mora da ima način da kaže „ne šaljite mi poruke”, a ta odjava mora da važi za svaku buduću poruku, ne samo za sledeću. Najjednostavnije je da se odjava beleži u elektronskom kartonu pacijenta, pa je program poštuje automatski. Ostala pravila za podatke pacijenata su u vodiču GDPR za stomatološke ordinacije.

Ručno ili automatski

Ručno slanje SMS-ova sa telefona ordinacije radi dok imate deset termina nedeljno. Posle toga se preskače baš u dane kada je najviše posla. Automatski podsetnici se šalju iz kalendara: zakažete termin i podsetnici su zakazani zajedno sa njim; otkažete termin i podsetnici se otkazuju. Zato ih tražite kao deo programa, a ne kao zaseban alat. Šta još program treba da ima pišemo u vodiču najbolji program za stomatološke ordinacije.

Dentigo šalje SMS podsetnike za pacijente po pravilima koja sami podesite: podsetnik pre termina, poruka posle posete i posle nedolaska, podsetnik za kontrolu i čestitka za rođendan, uz praćenje isporuke i poštovanje odjava. SMS podsetnici su deo Premium plana, a email podsetnici Pro plana; plaćeni planovi stižu uskoro (detalji na stranici cene). Sve ostalo u aplikaciji za zubare možete odmah da isprobate u demu ili da započnete besplatno.